Automatizácia fakturácie: od PDF prílohy k zaúčtovaniu

Fakturácia, ktorá zožerie hodiny

Vo väčšine firiem, ktoré s automatizáciou ešte nezačali, to vyzerá rovnako: dodávateľ pošle faktúru e-mailom. Účtovníčka ju otvorí, vedľa si otvorí účtovný systém aj objednávku a prepisuje položky, sumy, IČ DPH a dátum splatnosti. Pri 200 faktúrach mesačne je to vyše 20 hodín mechanickej práce a pri mechanickej práci vznikajú aj mechanické chyby.

Dnes sa dá tento postup obrátiť: človek vidí len faktúry, pri ktorých niečo nesedí. Ostatné idú samy.

Čo presne AI z faktúry vytiahne

Moderné rozpoznávanie textu (OCR) v kombinácii s jazykovým modelom vytiahne zo skenu alebo PDF štruktúrované údaje:

• dodávateľa: IČO, DIČ, IČ DPH, adresu, IBAN,
• doklad: číslo faktúry, dátum vystavenia a splatnosti, variabilný symbol,
• položky: popis, množstvo, jednotkovú cenu, sadzbu DPH, sumu,
• súčty: základ, DPH podľa sadzieb, celkovú sumu, menu a zaokrúhlenie.

Po naladení na vzorke vašich faktúr dosahuje presnosť na štandardných poliach zvyčajne vyše 95 %. Pri pravidelných dodávateľoch je ešte vyššia, pretože systém ich formát pozná naspamäť.

Párovanie s objednávkou: kľúčový krok

Tu sa AI najviac líši od starších riešení. Klasické OCR vám vráti text. AI navyše:

• nájde v texte čísla objednávky, dodacieho listu alebo zmluvy,
• ak číslo chýba, spáruje faktúru podľa dodávateľa, dátumu a súm,
• navrhne predkontáciu podľa toho, ako ste účtovali predchádzajúce faktúry od toho istého dodávateľa.

Schválenie a zaúčtovanie

Účtovník vidí faktúry v troch skupinách: v poriadku, možný problém a vyžaduje pozornosť. Faktúry v poriadku schváli hromadne jedným klikom. Pri možnom probléme systém ukáže, čo treba skontrolovať, napríklad že suma nesedí s objednávkou, faktúra prišla dvakrát alebo dodávateľa nepozná. Faktúry, ktoré vyžadujú pozornosť, spracuje človek ako doteraz.

Schválené faktúry sa zapíšu do účtovného systému aj s predkontáciou. Pohoda, Money S3, Kros či Helios to umožňujú cez rozhranie alebo import.

Platobné príkazy a neuhradené faktúry

Po schválení systém pripraví platobný príkaz vo formáte SEPA podľa dátumu splatnosti a v deň splatnosti vás upozorní. Na strane prijatých platieb AI páruje bankový výpis s otvorenými faktúrami a označí uhradené.

Najväčšia skrytá úspora nie je samotná digitalizácia. Je to koniec prepisovania. Keď sa to isté číslo prepisuje štyrikrát medzi systémami, raz sa prepíše zle.

Archivácia a kontrola

Faktúra je daňový doklad a archivuje sa 10 rokov. Riešenie preto musí:

• uchovať pôvodné PDF alebo sken bez zmeny,
• zaznamenať každé vyťaženie údajov a každú opravu,
• evidovať, kto faktúru schválil a kedy,
• kedykoľvek umožniť export údajov pre daňovú kontrolu.

Čo ďalej

Celý postup od prijatej faktúry cez rozpoznanie, párovanie a schválenie až po platbu nájdete na stránke automatizácia fakturácie. Ak chcete vyčísliť úsporu pre vaše čísla (počet faktúr × čas účtovníčky), dohodnite si konzultáciu. Výpočet si pripravíme ešte pred stretnutím.

Pojmy v článku